Een bedrijf verhuist zelden naar een pand dat precies aansluit op de bestaande werkomgeving. Een nieuwe locatie heeft vaak andere ruimtes, een andere indeling of andere technische voorzieningen. Misschien moet er een tussenwand verdwijnen, krijgt de kantoorvloer een nieuwe afwerking of zijn extra aansluitingen nodig voor werkplekken.
Daarmee worden verbouwen en verhuizen twee onderdelen van hetzelfde project. De vraag is vooral: wat doe je eerst?
Stel dat een organisatie van een bestaand kantoor naar een groter bedrijfspand verhuist. De nieuwe locatie heeft voldoende ruimte, maar de indeling past nog niet bij de organisatie. Er moeten enkele wanden worden geplaatst, de vloer moet worden afgewerkt en op verschillende plekken zijn extra stroompunten nodig. Ondertussen staat het oude kantoor nog volledig vol met bureaus, kasten en apparatuur.
Op dat moment is het verleidelijk om alvast spullen naar de nieuwe locatie te brengen. Toch is dat meestal niet de handigste aanpak.
Begin met de indeling van het nieuwe pand
De eerste stap is bepalen hoe de nieuwe ruimte gebruikt gaat worden. Waar komen de werkplekken? Welke ruimtes worden vergaderruimte en waar is behoefte aan opslag?
Die indeling heeft namelijk direct gevolgen voor de verbouwing. Een wand die op een andere plek komt te staan, kan bijvoorbeeld ook invloed hebben op verlichting, elektra of netwerkbekabeling.
Het is daarom verstandig om eerst het gebruik van het pand vast te leggen en daarna pas de werkzaamheden uit te voeren.
Eerst bouwen, daarna inrichten
Wanneer de indeling duidelijk is, kunnen de bouwkundige werkzaamheden beginnen. Denk aan het plaatsen of verwijderen van wanden, schilderwerk, vloerafwerking en aanpassingen aan installaties.
Juist bij een bedrijfspand is het verstandig om deze werkzaamheden af te ronden voordat de inrichting wordt binnengebracht. Een nieuwe vloer leggen terwijl er al tientallen bureaus staan, levert vooral extra werk op. Hetzelfde geldt voor schilderen, boren of het aanpassen van elektra.
Een lege ruimte geeft bovendien veel meer vrijheid om werkzaamheden efficiënt uit te voeren.
Vergeet de technische voorzieningen niet
Bij een kantoorverbouwing gaat de aandacht vaak uit naar wat zichtbaar is: wanden, vloeren, plafonds en verlichting. Toch zitten er achter de schermen minstens zo belangrijke onderdelen.
Denk aan stroomvoorziening, netwerkbekabeling, aansluitingen voor apparatuur en eventueel voorzieningen voor presentatieschermen of vergaderruimtes.
Het is verstandig om deze punten mee te nemen voordat de werkplekken worden geplaatst. Achteraf kabels aanleggen of aansluitingen verplaatsen kan betekenen dat een vloer of wand opnieuw moet worden geopend.
Ondertussen begint de voorbereiding van de oude locatie
Terwijl de nieuwe locatie wordt verbouwd, hoeft het oude bedrijfspand niet stil te staan. Dit is juist het moment om de inventaris te beoordelen.
Een verhuizing is een logisch moment om afscheid te nemen van spullen die niet meer worden gebruikt. Oude bureaus, overbodige archiefkasten of apparatuur die vervangen wordt, hoeven immers niet eerst mee naar het nieuwe pand.
Maak daarom onderscheid tussen wat meegaat, wat wordt afgevoerd en wat tijdelijk moet worden opgeslagen. Daarmee wordt niet alleen de hoeveelheid verhuiswerk kleiner, maar ontstaat ook een duidelijker beeld van wat er straks in het nieuwe pand terechtkomt.
Wanneer plan je de daadwerkelijke verhuizing?
Pas wanneer de nieuwe locatie daadwerkelijk gebruiksklaar is, komt de verhuizing in beeld. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk kunnen werkzaamheden snel door elkaar gaan lopen.
Een vloer die nog niet helemaal klaar is, een installatie die nog moet worden aangesloten of een ruimte die nog geschilderd moet worden, kan de planning behoorlijk beïnvloeden.
Bij een professionele bedrijfsverhuizing moet daarom niet alleen naar de verhuisdag zelf worden gekeken. Ook de bereikbaarheid van beide panden, de laad- en losmogelijkheden, eventuele liften en de volgorde waarin inventaris wordt verplaatst spelen een rol.
Vooral wanneer een complete kantoorinrichting moet worden gedemonteerd, vervoerd en opnieuw opgebouwd, is het verstandig om dit vooraf goed te organiseren. Meer informatie en hulp bij het organiseren en uitvoeren van bedrijfsverhuizingen kan daarbij helpen.
Van verhuisdag naar werkende werkplek
De verhuizing is niet klaar zodra de laatste kast binnen staat. Daarna moet de nieuwe werkomgeving nog worden ingericht.
Bureaus moeten op hun plek worden gezet, apparatuur aangesloten en eventueel kasten of andere elementen gemonteerd. Wanneer de indeling vooraf goed is bepaald, kan dit relatief efficiënt gebeuren.
Ook hier helpt het als de verbouwing volledig is afgerond voordat de inrichting arriveert. Zo hoeft er niet opnieuw te worden geschoven met meubels omdat een schilder of installateur nog werkzaamheden moet uitvoeren.
Houd de volgorde simpel
Een verbouwing en verhuizing hoeven geen twee losse projecten te zijn. Door ze vanaf het begin op elkaar af te stemmen, ontstaat een duidelijke planning.
In de praktijk komt die neer op:
indeling bepalen → verbouwen → technische voorzieningen afronden → nieuwe locatie opleveren → inventaris selecteren → verhuizen → inrichten
Die volgorde voorkomt dat werkzaamheden elkaar onnodig hinderen. Bovendien maakt het duidelijk wanneer een bedrijf daadwerkelijk klaar is om de nieuwe locatie in gebruik te nemen.
Een bedrijfspand verbouwen en vervolgens verhuizen vraagt dus om meer voorbereiding dan alleen het plannen van een verhuiswagen. Juist de overgang tussen bouw, logistiek en inrichting bepaalt hoe soepel de overstap verloopt.